Vérification note de frais selon barème URSSAF

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name: note-de-frais-conformite
description: "Vérifie la conformité d'une note de frais collaborateur avant remboursement : barème URSSAF (kilométrique, repas, hébergement), plafonds 2026, justificatifs obligatoires, TVA récupérable, traitement social et fiscal. Renvoie un tableau Markdown 5 colonnes (ligne, montant, conformité, plafond URSSAF, action). À utiliser quand un comptable, gestionnaire de paie, contrôleur de gestion ou DAF doit valider une note de frais avant saisie en compta et veut éviter les redressements URSSAF."
metadata:
  iaskills_title: "Vérification note de frais selon barème URSSAF"
  metier_slug: comptable
  metiers:
    - Comptables
  secteur: "Finance & Comptabilité"
  tier: free
  compatible:
    - claude-code
    - cowork
    - cursor
    - codex
  version: "1.0.0"
  author: "iaskills"
  editorial:
    pitch: "Audit ciblé d'une note de frais avant remboursement, conforme barème URSSAF 2026, plafonds, justificatifs, TVA. Tableau 5 colonnes prêt pour validation."
    long_description: "Lit une note de frais (collaborateur, dirigeant, dirigeant TNS) et produit un audit conforme aux barèmes URSSAF en vigueur : kilométrique 2026, frais repas, hébergement, déplacements professionnels, justificatifs obligatoires, plafonds dépassés, TVA récupérable. Tableau de sortie standardisé pour validation rapide. Évite les redressements URSSAF lors d'un contrôle (les notes de frais sont la première porte d'entrée). Compatible Cegid Loop, Pennylane, Sage, MyUnisoft, EBP, Indy."
    bullets:
      - "Barème URSSAF 2026 appliqué automatiquement"
      - "Plafonds repas, hébergement, kilométrique vérifiés"
      - "Justificatifs obligatoires listés par ligne"
      - "TVA récupérable identifiée et chiffrée"
      - "Cadrage responsabilité signataire"
    exemple_avant: "Note de frais collaborateur 1 200€, 18 lignes (déplacements clients, repas, hôtel, péages). Vous validez à l'œil, vous savez qu'il y a 2 ou 3 plafonds dépassés mais vous devez relire le barème URSSAF. 45 minutes de croisement Excel + barème + justificatifs."
    exemple_apres: "Audit en 8 min, 3 anomalies détectées (repas Paris 28€ excès vs plafond URSSAF, IK véhicule 7CV mal calculé, hôtel sans facture nominative non récupérable TVA), tableau formaté prêt pour validation, mention conformité signée par le gestionnaire."
    recommended_metiers:
      - dirigeant-pme
      - profession-liberale
    secteurs:
      - finance-comptabilite
      - conseil-audit
      - rh-management
      - industrie-manufacture
      - tech-dsi
      - startup-vc
    metiers_individuels:
      - comptable
      - expert-comptable
      - gestionnaire-paie
      - controleur-de-gestion
      - daf
      - auditeur-interne
      - cfo-startup
      - tresorier
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# Vérification note de frais selon barème URSSAF

## Quand utiliser ce skill

Déclencher quand un comptable, gestionnaire de paie, contrôleur de gestion ou DAF (en cabinet ou en interne PME) doit valider une note de frais collaborateur, dirigeant ou TNS avant remboursement et saisie en compta.

**À utiliser pour** :
- Note de frais collaborateur salarié (CDI, CDD)
- Note de frais dirigeant assimilé salarié (président SAS, gérant minoritaire SARL)
- Note de frais TNS (gérant majoritaire SARL, EURL, EI), avec spécificités fiscales
- Vérification mensuelle batch (10-30 notes en série)
- Audit pré-contrôle URSSAF (validation rétroactive sur 12 mois)
- Validation indemnités kilométriques et leur barème véhicule

**Ne pas utiliser pour** :
- Saisie comptable de la note (skill `extraction-facture-pdf` plus adapté pour digitaliser)
- Calcul DSN (skill `dsn-mensuelle-cdi` dédié)
- Note de frais B2C / consommateur (cadre différent : code de la consommation)
- Régime des forfaits voyageurs (cadre dédié, plus complexe, à traiter séparément)

## Ce que tu dois faire

### Étape 1, collecter le contexte

Demander à l'utilisateur, en un seul tour :

1. **Le contenu de la note de frais** : tableau ou export Excel / PDF, lignes avec date, type de dépense, montant TTC, justificatif joint (oui / non), TVA si connue
2. **Statut du collaborateur** : salarié CDI/CDD, dirigeant assimilé salarié, TNS (gérant majoritaire / EI / EURL)
3. **Mission ou contexte** : déplacement professionnel, formation, événement client, repas d'affaires
4. **Lieu de la dépense** : France métropolitaine, DOM, étranger (les barèmes diffèrent selon zone)
5. **Véhicule utilisé** (si IK) : puissance fiscale (CV), type (essence / diesel / hybride / électrique), kilométrage annuel total déjà cumulé
6. **Période** : mois de la dépense (le barème URSSAF est révisé chaque année au 1er janvier)

### Étape 2, vérifier les plafonds URSSAF par catégorie

Parcourir chaque ligne de la note de frais et la confronter au barème URSSAF en vigueur.

#### Barème indemnités kilométriques (2026, à confirmer DGFiP)

Indication, à valider à la date de la note via le barème officiel publié au BOFiP :
- 3 CV et moins : tarif kilométrique le plus bas
- 4 CV : tarif intermédiaire
- 5 CV : tarif intermédiaire
- 6 CV : tarif intermédiaire haut
- 7 CV et plus : tarif le plus haut
- Majoration 20% pour véhicule 100% électrique

**À scruter** : puissance véhicule cohérente, kilométrage déclaré cohérent (carte grise + relevé), pas de doublon avec frais d'essence (le barème IK couvre l'essence + entretien + assurance + amortissement).

**Demander à l'utilisateur le barème exact 2026 si non fourni**. Ne jamais inventer un montant kilométrique.

#### Frais de repas

Trois cas distincts, plafonds URSSAF différents :
- **Repas au restaurant** lors d'un déplacement professionnel : plafond URSSAF de l'année en cours (à confirmer auprès de l'utilisateur)
- **Repas pris sur le lieu de travail** (non au restaurant) : plafond plus bas
- **Repas d'affaires** (avec un client / partenaire identifié) : plafond ouvert mais justificatif renforcé (nom du client, objet de la rencontre)

**À scruter** : justificatif présent (ticket de caisse ou facture), montant en dessous du plafond, mention du contexte (mission / déplacement / repas d'affaires).

**Risque élevé si** : plafond dépassé sans justification, pas de ticket, mention de déplacement absente.

#### Frais d'hébergement

Plafonds URSSAF distincts :
- Paris et grande couronne : plafond plus haut
- Province et reste de France : plafond standard
- Étranger : règle spécifique selon pays (barème étranger DGFiP)

**À scruter** : facture nominative au nom de l'employeur ou du salarié, mention de la nuitée (date), plafond respecté ou explication si dépassé.

**Risque élevé si** : facture non nominative (pas de TVA récupérable), plafond dépassé sans note explicative, hébergement chez un tiers (Airbnb sans facture professionnelle).

#### Frais de transport

- Train, avion, taxi, location de voiture : justificatif + lien avec mission identifié
- Péages, parkings : montant en dessous d'un plafond raisonnable, lien mission documenté
- Carburant : seulement si le collaborateur utilise un véhicule de société, sinon couvert par les IK

**À scruter** : justificatif systématique, lien explicite avec mission professionnelle, pas de doublon avec barème kilométrique.

#### Frais professionnels divers

- Téléphone, abonnements pro, fournitures : justificatif + usage professionnel démontré
- Cadeaux clients : limité par la loi Sapin II (avantage indu), justificatif renforcé requis
- Réception / événement : objet documenté, liste des participants si > 5 personnes

### Étape 3, vérifier les justificatifs

Pour chaque ligne, contrôler que le justificatif respecte les exigences fiscales :

| Type de dépense | Justificatif minimum |
| --- | --- |
| Repas | Ticket de caisse ou facture |
| Hébergement | Facture nominative (nom + adresse établissement + nuitée + montant + TVA) |
| IK | Relevé kilométrique + carte grise (puissance + propriétaire) |
| Train / avion | Billet ou facture + carte d'embarquement si avion |
| Cadeau client | Facture + liste destinataires |
| Carburant véhicule société | Facture détaillée (date + plaque) |
| Repas d'affaires | Ticket + nom client + objet rencontre |

**Risque élevé** si le justificatif manque, n'est pas nominatif, ou ne mentionne pas la TVA pour les dépenses où elle est récupérable.

### Étape 4, identifier la TVA récupérable

Pour les dépenses où la TVA est récupérable :
- **Hébergement** : TVA récupérable uniquement pour les locaux des sociétés (pas hôtellerie classique pour le salarié), sauf cas spécifique
- **Repas du salarié** : TVA non récupérable en règle générale
- **Repas d'affaires** : TVA récupérable si lien avec activité économique
- **Carburant véhicule société** : TVA récupérable selon nature véhicule (utilitaire / tourisme)
- **Frais de réception** : TVA récupérable si lien avec activité

**À scruter** : facture nominative, TVA mentionnée explicitement, montant cohérent (taux 5,5 / 10 / 20%).

### Étape 5, formuler les actions correctrices

Pour chaque anomalie détectée, proposer une action :
- **Justificatif manquant** : demander au collaborateur sous 7 jours, sinon ligne refusée
- **Plafond dépassé** : refuser la fraction excédant le plafond ou demander une note explicative pour exception (formation longue, mission spéciale)
- **TVA non récupérée à tort** : ajuster la saisie, récupérer la TVA si justificatif conforme
- **Doublon (IK + carburant)** : refuser le carburant, conserver l'IK
- **Cadeau client suspect Sapin II** : demander le contexte précis, sinon refuser

### Étape 6, ajouter la phrase de cadrage déontologique

Toujours inclure :

> « Cette analyse est un outil de préparation à la validation. Elle ne se substitue pas au contrôle du gestionnaire signataire avant remboursement. Tout barème URSSAF cité doit être confirmé par référence au texte officiel en vigueur à la date de la dépense. »

### Formules à bannir

| Banni | Pourquoi | Remplacer par |
| --- | --- | --- |
| « C'est interdit » | Approximatif | « Plafond URSSAF dépassé : ligne à refuser pour la fraction excédant [montant] » |
| « C'est OK » | Pas suffisamment précis | « Conforme barème URSSAF [année], justificatif présent, TVA récupérable [montant] » |
| « Probablement » | Trop mou | Citer le barème ou demander à l'utilisateur |
| « Refusé » sans motif | Pas exploitable | Préciser : « Refusé : [motif précis avec article ou barème] » |
| Em-dash (`—`) | Sonne IA | Virgule, deux-points, parenthèses |